Gestion des contrats

OBJECTIF

La Gestion des contrats permet de recueillir différentes informations relatives à un site donné afin d’être en mesure de faire le suivi et la facturation des entretiens prévus selon l’entente avec le client. Le contrat fait le lien entre les appels de service et la Gestion des projets.

Certains onglets et fonctionnalités peuvent être non disponibles ou invisibles en fonction des configurations définies par utilisateur dans l’onglet Restriction des accès de la Gestion de la sécurité.

PRÉREQUIS

Étapes

maestro* > Appels de service > Appels de service > Contrat > Gestion des contrats

Créer un contrat

Entrer les informations requises :

Saviez-vous qu’il est possible, en utilisant un gabarit, de compléter certaines valeurs par défaut lors de la création d’un contrat? Pour de plus amples informations sur le sujet, consulter le Trucs et astuces intitulé Création de gabarit.

Champ

Description

Numéro du contrat

Numéro du contrat.

NOTE : Ce champ est complété par défaut lors de l’enregistrement si le champ Compteur de no de contrat a été complété dans les Configurations diverses.

Il est possible de dupliquer un contrat, consulter l’annexe pour en connaître la procédure.

État

État du contrat. Valeurs disponibles :

Actif

Contrat actif.

Fermé

Contrat fermé à partir de l’option Fermeture des contrats.

En suspens

Contrat qui est en suspens. Aucune nouvelle transaction ne peut être créée pour ce contrat.

NOTE : Toutes les visites précédant la date de réactivation du contrat seront considérées comme générées.

Contrat maître

Permet d’identifier à quel contrat maître le contrat est associé.

À l’ouverture d’un nouveau contrat, maestro* copie les informations de l’onglet principal du contrat maître vers le nouveau contrat.

NOTES : Il est impossible d’entrer un appel sur un contrat-maître.

Il est possible de consulter les sous-contrats d’un contrat maître à partir de la Consultation des contrats.

Type de contrat

Affiche par défaut le type de contrat sélectionné dans les Configuration diverses, mais il est possible de sélectionner d’autres types de contrats : Couverture Totale, Forfaitaire, Maintenance, Résidentiel, Service et Temporaire.

NOTE : Le type de contrat permet l’impression de la liste des contrats ou des bons de travail selon le type sélectionné.

Date d’ouverture

Date de l’ouverture du contrat.

NOTE : La date du jour est inscrite par défaut, mais il est possible de la modifier.

Fin contrat

Date optionnelle permettant d’indiquer la date de fin du contrat.

Par exemple : Un contrat a une durée de 5 ans et les conditions varient d’une année à l’autre. En indiquant la date de fin de contrat dans 5 ans, il sera possible de gérer le contrat une année à la fois (champs Date de début et Date d’échéance) et de renouveler le contrat chaque année en appliquant les changements aux différentes conditions.

Entrer les informations requises dans l’onglet Description du contrat :

Section Facturation :

Il est possible que cette section ne soit pas affichée ou ne soit pas modifiable selon la restriction des accès définie pour l’utilisateur dans la Gestion de la sécurité, section Gestion des contrats.

Champ

Description

Clients divers

Indique que le contrat peut être lié à plusieurs clients, si la case est cochée.

NOTE : Si la case est cochée, l’utilisateur doit identifier le client lors de l’entrée de l’appel.

Code client

Client à facturer issu de la Gestion des clients.

Date de début

Date de début de l’entente.

NOTE : Ce champ est souvent utilisé pour les contrats de maintenance.

Date d’échéance

Date d’échéance de l’entente.

NOTES : Ce champ est souvent utilisé pour les contrats de maintenance.

Si le contrat est échu, il n’est pas possible d’entrer un nouvel appel tant que le contrat n’a pas été renouvelé, sauf si la configuration décrite au point suivant est activée.

Zone

Zone du contrat issu de la Gestion des zones.

NOTE : Le champ permet de faire des recherches par zone dans l’Affectation des appels et la Répartition des appels, afin de faciliter le travail du répartiteur.

Montant

Valeur du contrat.

NOTE : Ce montant doit être égal au montant inscrit dans les colonnes Montant à facturer et/ou Montant forfaitaire de l’onglet Visites. Si le montant n’est pas égal, maestro* ne permet pas l’enregistrement du contrat.

Vendeur

Vendeur issu de la Gestion des vendeurs.

Mode de facturation

Indique à maestro* le mode de facturation à utiliser pour calculer le taux vendant lors de l’étape de la Préparation. Valeurs disponibles :

Activité

Calcule le taux vendant des heures en fonction de l’activité définie dans le Retour des appels ou de la Répartition des heures.

Catégorie

Calcule le taux vendant des heures en fonction de la Catégorie d’emploi liée à l’employé lors du Retour des appels ou de la Répartition des heures.

Tableau d’escompte par client

Calcule le taux vendant des heures, des équipements et du matériel en fonction du tableau d’escomptes par client.

Avec ce mode de facturation, l’utilisateur doit déterminer les variables à utiliser pour créer des codes de facturation pour chacun des quatre types de dépenses (Salaire, Prime, Matériel et Équipement).

Les variables nécessaires à la composition des formules et leur signification sont disponibles en annexe.

NOTE : Si un mode de facturation a été choisi dans la Gestion des clients, ce dernier sera proposé par défaut lors de la création d’un nouveau contrat. Il est possible de modifier cette valeur dans le contrat.

Budget

Valeur totale du budget alloué au niveau de la main-d’œuvre et du matériel, selon ce qui a été entré aux colonnes Budget matériel et Budget salaire de l’onglet Visites.

Table de facturation

Table de taux horaire vendant utilisée pour ce contrat.

NOTES : Les tables de taux horaire sont issues de la Gestion des tables de taux de facturation.

Si une table de taux a été sélectionnée dans la Gestion des clients, cette dernière sera proposée par défaut lors de la création d’un nouveau contrat. Il est possible de modifier cette valeur pour le contrat.

Table de majoration

Table de taux de majoration utilisée pour la vente de pièces pour ce contrat.

NOTES : La table de majoration du matériel doit être créée dans la Gestion des tables de taux de facturation.

Si une table de majoration a été sélectionnée dans la Gestion des clients, cette dernière sera proposée par défaut lors de la création d’un nouveau contrat. Il est possible de modifier cette valeur pour le contrat.

Table de machineries

Table de facturation de la machinerie utilisée pour ce contrat.

NOTES : La table de machineries doit être créée dans la Gestion des tables de taux de facturation.

Si aucune table de machineries n’est définie, l’utilisateur devra entrer manuellement les prix vendants de la machinerie, si applicable, lors de l’étape de la préparation de la facture.

Table de frais divers

Table de facturation pour les frais divers pour ce contrat. Cette table est utilisée lors de la préparation de la facture.

NOTES : La table de frais divers doit être créée dans la Gestion des tables de taux de facturation.

Si une table de frais divers a été sélectionnée dans la Gestion des clients, cette dernière sera proposée par défaut lors de la création d’un nouveau contrat. Il est possible de modifier cette valeur pour le contrat.

Projet

Projet sur lequel les coûts et les revenus seront transférés.

Activité

Activité utilisée pour comptabiliser les coûts et les revenus.

NOTE : Le compte de grand-livre utilisé pour le revenu dépend de la priorité de lecture pour déterminer le vendant dans la Facturation.

Revenu différé

Indique à maestro* que le contrat fonctionne avec les fonctionnalités liées aux factures perçues et payées d’avances, si la case est cochée.

NOTES : Par conséquent, le traitement de la vente n’affecte pas les comptes par défaut de la vente, mais un compte différent selon les configurations des sommes perçues d’avance.

Le champ s’affiche seulement si le module Perçus d’avance est installé.

Type d’urgence

Urgence de traitement issue de la Gestion des types d’urgence.

NOTE : Le type d’urgence s’affiche par défaut lors de l’entrée d’un appel.

Formulaire

Modèle de bon travail utilisé pour ce contrat.

NOTE : Si le champ est à défaut, maestro* utilise le modèle par défaut entré dans les Configurations diverses.

Type facture

Type de facturation utilisé pour ce contrat. Valeurs disponibles :

Facture standard

Facture chaque appel séparément.

Regrouper les factures comptabilisées

Regroupe plusieurs factures pour le même contrat avec des comptes à recevoir différents et imprime un résumé pour l’ensemble des factures en regroupant les différentes factures sur une même facture.

Regrouper les factures à comptabiliser

Permet de préparer plusieurs factures et la vente est comptabilisée lors de la facturation regroupée. Par conséquent, il y a qu’un seul compte à recevoir au lieu de plusieurs.

Type de formulaire de soumission

Permet de sélectionner le type de formulaire qui sera généré pour les soumissions en service, pour ce contrat. Trois possibilités s’offrent à l’utilisateur :

Client détaillé;

Client sommaire (soit l’option par défaut);

Pour usage interne.

NOTE : Ce champ n’est affiché que si l’option Soumissions en service, disponible avec maestro* 3.05 MS SQL, est installée.

Les champs énumérés ci-dessous sont reliés à la Description du contrat. Il est possible que cette section ne soit pas affichée ou ne soit pas modifiable selon les configurations de la Gestion de la sécurité.

Champ

Description

Option

Information de 10 caractères alphanumériques au maximum pouvant être imprimée sur les formulaires ou servir à titre d’information.

Compte CAR

Compte à recevoir à affecter pour ce contrat, si ce dernier est différent des comptes à recevoir standard.

NOTE : En indiquant un compte à recevoir à cet endroit, maestro* prend ce compte par défaut au lieu de celui des Configurations diverses.

Code du contact

Permet de sélectionner un contact à partir de la Gestion des contacts. Ce contact sert de personne ressource pour l’ensemble du contrat.

Contact

Permet d’entrer le nom du contact du contrat, si la Gestion des contacts n’est pas utilisée.

NOTE : À l’entrée de l’appel, si ce champ est complété, le nom du contact s’affiche automatiquement. Le nom du contact n’est pas modifiable s’il provient de la Gestion des contacts.

No Commande - Service

Numéro de bon de commande du client pour ce contrat qui servira par défaut pour tous les appels de type Service et Installation.

NOTE : Lors de l’entrée d’un appel, il est possible de modifier ce numéro de bon de commande.

No Commande – Maint.

Numéro de bon de commande du client pour ce contrat qui servira par défaut pour tous les appels rattachés à la maintenance du contrat.

NOTES : Lors de l’entrée d’un appel, il est possible de modifier ce numéro de bon de commande.

Maestro* affiche ce numéro lors de la génération des appels de maintenance. Si aucun numéro de commande n’est spécifié, le terme CONTRAT s’affichera.

Responsable

Code de l’employé responsable du contrat.

NOTES : Le responsable est issu de la Gestion des employés. Seuls les employés appartenant à une catégorie d’emploi reliée au module Appels de service apparaissent dans la liste.

Le responsable est souvent le technicien rattaché au contrat. Lors de l’ouverture d’appel, maestro* suggérera ce nom par défaut.

Référence

Permet d’entrer du texte à titre informatif seulement.

Temps de déplacement

Permet d’entrer le temps de déplacement pour se rendre sur les lieux du contrat.

NOTES : Le temps de déplacement peut s’ajouter à la durée de l’appel dans l’option Répartition des appels (une icône représentant un camion s'affiche alors), si le modèle de répartition est configuré pour gérer le temps de déplacement (onglet Autres de l'option Gestion des modèles de répartition).

Dans le cas où la gestion du temps de déplacement est activée, l’utilisateur pourra, lors du retour des appels, importer les heures et le temps de déplacement à l’aide de l’icône Insertion automatique selon la répartition.

Statut des appels de maintenance générés

Permet de définir l’état par défaut des appels de maintenance générés par maestro* à partir de l’option Génération des appels pour ce contrat.

Statut des appels par défaut

Permet de définir un statut d’appel par défaut pour les nouveaux appels créés pour ce contrat. Ce statut aidera le répartiteur à mettre un indicatif à chaque appel selon son cheminement (par exemple : À assigner, En cours, En route, etc.)

Montant maximum par appel

Permet d'indiquer un montant maximum par appel par défaut.

Masque d’identification de compagnie

Permet de lier le contrat à une seule compagnie ou à un sous-ensemble de compagnies (si le masque entré contient des X). De cette façon, ce contrat n’est pas accessible dans les autres compagnies.

NOTES : Disponible en mode multidimensionnel seulement.

Maestro* valide le masque d’identification de compagnie pour éviter de le laisser vide ou d’entrer un masque avec des X, si le champ Lier les contrats à une compagnie spécifique est coché dans les Configurations diverses.

La section Adresse affiche tous les champs nécessaires à l'identification de l'endroit où les travaux ont lieu :

Champs

Description

Endroit

Endroit des travaux pour le contrat. Valeurs disponibles :

Client

Permet d’utiliser l’adresse du client identifié dans la Gestion des clients.

NOTES : Il est possible de synchroniser cette section avec tout changement fait à l’adresse dans la Gestion des clients en activant le champ Mise à jour automatique de l’adresse du contrat dans les Configurations diverses.

Il est possible de sélectionner une autre adresse pour le même client, en sélectionnant une adresse issue de la Gestion des adresses de clients.

Adresse du contrat

Permet d’entrer manuellement l’adresse des travaux du contrat.

NOTE : L’adresse ne pourra pas être réutilisée dans un autre contrat puisque l’information est utilisée uniquement pour le contrat en cours.

Alternatif

Permet d’entrer manuellement une adresse alternative ou de sélectionner une adresse alternative déjà existante.

NOTE : Pour entrer une nouvelle adresse alternative, il suffit de cliquer sur les trois petits points (…) du champ sélection et d’entrer les informations de l’adresse. Les adresses alternatives sont issues de l’option Gestion des adresses alternatives.

Contact

Permet de sélectionner une adresse associée à un contact issu de la Gestion des contacts.

NOTE : Seuls les contacts de type Emplacement liés avec le client seront disponibles.

Sélection

Permet d’avoir accès aux bases de données requises en fonction de la sélection effectuée au champ Endroit.

Section Acceptation des appels/Soumissions :

Champ

Description

Après la date d'échéance du contrat

Si cette case est cochée, il sera permis d’entrer des appels de type service pour un contrat de maintenance échu.

Ce scénario est utilisé dans le cas où le même contrat est utilisé pour entrer des appels de maintenance et des appels de service.

NOTE : Si la case n'est pas cochée, il sera impossible d’entrer des appels pour un contrat qui n’est pas renouvelé.

De type service même si le contrat est suspendu

Si cette case est cochée, les appels de service de type Service pourront être acceptés même si le contrat est suspendu.

De type maintenance même si le contrat est suspendu

Si cette case est cochée, les appels de service de type Maintenance pourront être acceptés même si le contrat est suspendu.

Section Génération des appels :

Champ

Description

Créer les appels rétroactivement si le contrat était suspendu

Si cette case est cochée, il sera permis de générer les appels de visites qui étaient planifiées durant la période de suspension d'un contrat mais qui n'ont jamais été réalisées.

NOTE : maestro* prendra en compte ce paramètre lorsqu'un utilisateur fera usage de l'option Génération des appels.

Section Renouvellement des contrats :

Champ

Description

Renouvellement automatique

Si cette case cochée, le contrat sera identifié comme pouvant être automatiquement renouvelé dans l'option Renouvellement en lot. On pourra ainsi appliquer un filtre pour faciliter la recherche de ces contrats.

Numéro de commande obligatoire

Si cette case est cochée, le contrat sera identifié comme devant obligatoirement avoir un numéro de commande dans l'option Renouvellement en lot. On pourra ainsi appliquer un filtre pour faciliter la recherche de ces contrats.

Appliquer le taux de majoration aux items à facturer

Valeurs disponibles :

Selon la configuration générale

Si cette option est choisie, le système se référera aux configurations générales pour savoir si le taux de majoration doit être appliqué aux items à facturer.

Non

Si cette option est choisie, le taux de majoration ne sera pas appliqué aux items à facturer, et ce, dans tous les cas.

Oui

Si cette option est choisie, le taux de majoration sera appliqué aux items à facturer, et ce, dans tous les cas.

Taux de majoration lors du renouvellement

Pourcentage de majoration à utiliser lors du renouvellement du contrat.

NOTE : Le taux de majoration possible est de 0 à 999.99 %. En entrant la valeur 10, les montants seront majorés de 10 %.

Section Détails : cette section permet d’entrer des informations administratives sur le contrat. Ces informations peuvent être consultées dans les options suivantes : Appels, Consultation des contrats de service, Retour des appels et Préparation de facture.

Section Détails techniques : cette section permet d’entrer des informations qui serviront au technicien lorsqu’il effectuera les travaux pour ce contrat. Ces informations peuvent être imprimées sur le bon de travail du technicien et sont accessibles dans l’entrée des Appels et dans la Consultation des contrats de service.

Champ	Description
Option	Information de 10 caractères alphanumériques au maximum pouvant être imprimée sur les formulaires ou servir à titre d’information.
Compte CAR	Compte à recevoir à affecter pour ce contrat, si ce dernier est différent des comptes à recevoir standard. NOTE : En indiquant un compte à recevoir à cet endroit, maestro* prend ce compte par défaut au lieu de celui des Configurations diverses.
Code du contact	Permet de sélectionner un contact à partir de la Gestion des contacts. Ce contact sert de personne ressource pour l’ensemble du contrat.
Contact	Permet d’entrer le nom du contact du contrat, si la Gestion des contacts n’est pas utilisée. NOTE : À l’entrée de l’appel, si ce champ est complété, le nom du contact s’affiche automatiquement. Le nom du contact n’est pas modifiable s’il provient de la Gestion des contacts.
No Commande - Service	Numéro de bon de commande du client pour ce contrat qui servira par défaut pour tous les appels de type Service et Installation. NOTE : Lors de l’entrée d’un appel, il est possible de modifier ce numéro de bon de commande.
No Commande – Maint.	Numéro de bon de commande du client pour ce contrat qui servira par défaut pour tous les appels rattachés à la maintenance du contrat. NOTES : Lors de l’entrée d’un appel, il est possible de modifier ce numéro de bon de commande. Maestro* affiche ce numéro lors de la génération des appels de maintenance. Si aucun numéro de commande n’est spécifié, le terme CONTRAT s’affichera.
Responsable	Code de l’employé responsable du contrat. NOTES : Le responsable est issu de la Gestion des employés. Seuls les employés appartenant à une catégorie d’emploi reliée au module Appels de service apparaissent dans la liste. Le responsable est souvent le technicien rattaché au contrat. Lors de l’ouverture d’appel, maestro* suggérera ce nom par défaut.
Référence	Permet d’entrer du texte à titre informatif seulement.
Temps de déplacement	Permet d’entrer le temps de déplacement pour se rendre sur les lieux du contrat. NOTES : Le temps de déplacement peut s’ajouter à la durée de l’appel dans l’option Répartition des appels (une icône représentant un camion s'affiche alors), si le modèle de répartition est configuré pour gérer le temps de déplacement (onglet Autres de l'option Gestion des modèles de répartition). Dans le cas où la gestion du temps de déplacement est activée, l’utilisateur pourra, lors du retour des appels, importer les heures et le temps de déplacement à l’aide de l’icône Insertion automatique selon la répartition.
Statut des appels de maintenance générés	Permet de définir l’état par défaut des appels de maintenance générés par maestro* à partir de l’option Génération des appels pour ce contrat.
Statut des appels par défaut	Permet de définir un statut d’appel par défaut pour les nouveaux appels créés pour ce contrat. Ce statut aidera le répartiteur à mettre un indicatif à chaque appel selon son cheminement (par exemple : À assigner, En cours, En route, etc.)
Montant maximum par appel	Permet d'indiquer un montant maximum par appel par défaut.
Masque d’identification de compagnie	Permet de lier le contrat à une seule compagnie ou à un sous-ensemble de compagnies (si le masque entré contient des X). De cette façon, ce contrat n’est pas accessible dans les autres compagnies. NOTES : Disponible en mode multidimensionnel seulement. Maestro* valide le masque d’identification de compagnie pour éviter de le laisser vide ou d’entrer un masque avec des X, si le champ Lier les contrats à une compagnie spécifique est coché dans les Configurations diverses.

Champ	Description
Après la date d'échéance du contrat	Si cette case est cochée, il sera permis d’entrer des appels de type service pour un contrat de maintenance échu. Ce scénario est utilisé dans le cas où le même contrat est utilisé pour entrer des appels de maintenance et des appels de service. NOTE : Si la case n'est pas cochée, il sera impossible d’entrer des appels pour un contrat qui n’est pas renouvelé.
De type service même si le contrat est suspendu	Si cette case est cochée, les appels de service de type Service pourront être acceptés même si le contrat est suspendu.
De type maintenance même si le contrat est suspendu	Si cette case est cochée, les appels de service de type Maintenance pourront être acceptés même si le contrat est suspendu.

Champ	Description
Créer les appels rétroactivement si le contrat était suspendu	Si cette case est cochée, il sera permis de générer les appels de visites qui étaient planifiées durant la période de suspension d'un contrat mais qui n'ont jamais été réalisées. NOTE : maestro* prendra en compte ce paramètre lorsqu'un utilisateur fera usage de l'option Génération des appels.

Entrer les informations requises dans l’onglet Équipements :

Il est recommandé de compléter l’onglet Visites avant cette section, afin d’éviter de devoir y revenir.

Champ

Description

Type d'impression des équipements

Permet d’indiquer à maestro* de quelle façon seront imprimés les équipements sur le bon de travail du technicien.

Si la gestion des tâches et des maintenances n’est pas utilisée, l’impression Plusieurs équipements par page doit être sélectionnée.

Si les bons de travail doivent être imprimés avec une liste des tâches et des maintenances, l’impression Plusieurs équipements par page détaillés doit être utilisée.

L’impression 1 équipement par page indique à maestro* de faire un saut de page entre chaque équipement du contrat.

L’impression Un nombre X d’équipement par page permet d’imprimer le nombre d’équipements entré dans le champ Nb. Équipements par page, disponible seulement avec cette configuration.

Équipements actifs seulement

Si cette case est cochée, seuls les équipements répondant aux critères suivants seront affichés :

Aucune date d’entrée en vigueur n’est présente OU une date d’entrée en vigueur est présente, mais elle égale ou précède la date de travail ET;

Aucune date de début d’inactivité n’est présente OU une date de début d’inactivité est présente, mais elle excède la date de travail.

Validé par rapport à la date de travail.

Documents

Valeurs disponibles :

Reliés à ce contrat

Permet de lier des documents pertinents au contrat (par exemple le plan du site, les photos des équipements, etc.).

Reliés à cet équipement

Affiche les documents ajoutés à partir de la Gestion des documents de l’option Gestion des équipements (par exemple la fiche technique de l’équipement).

Reliés à cette ligne

Permet de joindre aux équipements présents dans la grille des documents différents d'une ligne à l'autre, même s'il s'agit du même équipement.

Détail de l’équipement

Valeurs disponibles :

Nombre

Permet d’identifier le nombre d’équipements pour le contrat.

NOTE : Normalement, le chiffre est toujours 1 à partir du moment où les numéros de série sont gérés.

Équipement

Permet d’entrer l’équipement couvert par le contrat.

NOTE : Le code de l’équipement doit être créé au préalable dans la Gestion des équipements.

Description

Affiche la description de l’équipement sélectionné.

NOTE : Il est impossible de modifier ce champ puisqu’il provient de la Gestion des équipements.

Marque

Affiche la marque de l’équipement sélectionné.

NOTE : Il est impossible de modifier ce champ puisqu’il provient de la Gestion des équipements.

Modèle

Permet d’entrer le modèle de l’équipement.

NOTE : Le contenu de ce champ peut être imprimé sur le formulaire de bon de travail de maintenance si ce dernier est configuré comme tel.

Type d’unité

Permet d’entrer le type d’unité relié à l’équipement.

NOTE : Le contenu de ce champ peut être imprimé sur le formulaire de bon de travail de maintenance si ce dernier est configuré comme tel.

Localisation

Permet d’entrer la localisation de l’équipement chez le client.

NOTE : Le contenu de ce champ peut être imprimé sur le formulaire de bon de travail de maintenance si ce dernier est configuré comme tel.

No de série

Permet d’entrer le numéro de série de l’équipement.

NOTE : Le contenu de ce champ peut être imprimé sur le formulaire de bon de travail de maintenance si ce dernier est configuré comme tel. Un maximum de 40 caractères est permis pour entrer le numéro de série.

No commande

Permet d’entrer ou de sélectionner la commande d’achat ayant servi à l’acquisition de l’équipement.

NOTE : Il est possible de visualiser le détail de la commande en cliquant sur l’icône Consultation d’une commande. L’icône est disponible dans la barre de menus seulement si l’utilisateur a accès à la Consultation des commandes.

Extension

Permet d’entrer l’extension de la commande d’achat ayant servi à l’acquisition de l’équipement, s’il y a lieu.

No réf. client

Permet d’entrer le numéro de référence de l’équipement chez le client.

NOTE : Le contenu de ce champ peut être imprimé sur le formulaire de bon de travail de maintenance si ce dernier est configuré comme tel.

Secteur desservi

Permet d’entrer le secteur desservi de l’équipement chez le client.

NOTE : Le contenu de ce champ peut être imprimé sur le formulaire de bon de travail de maintenance si ce dernier est configuré comme tel.

Date d'entrée en service

Permet d'entrer la date à partir de laquelle l'équipement entrera en service.

Date de début d'inactivité

Permet d'entrer la date à partir de laquelle l'équipement cessera d'être utilisé.

Garantie

Garantie rattachée à l’équipement.

NOTE : Lors de l’entrée de l’appel ou du retour d’appel, maestro* avertit l’utilisateur qu’il y a une garantie sur les équipements de ce contrat.

Valeurs disponibles :

Date début

Date de début de garantie à la suite de l’achat ou lors du remplacement de l’équipement.

Date fin M/O

Date de fin de garantie sur la main-d’œuvre pour chacun des équipements couverts au contrat.

Date fin matériel

Date de fin de garantie pour les pièces de chacun des équipements couverts au contrat.

Visites

Permet d'indiquer quelle maintenance est prévue pour l'équipement au cours d'une visite spécifique. Les maintenances disponibles pour l'équipement doivent être configurées dans l'option Gestion des maintenances.

NOTE : Une colonne s'affiche pour chaque visite créé dans l'onglet Visites, identifiée par la date.

Entrer les informations requises dans l’onglet Visites :

Ajouter une visite

Il est possible d’entrer un maximum de 100 lignes de visites dans la grille. Chaque visite ajoutée devient une colonne Visite (identifiée par la date de visite) dans l'onglet Équipements, permettant d'indiquer la maintenance à effectuer.

Champ

Description

Date

Calendrier des dates prévues pour effectuer les visites pour le contrat.

NOTES : La date inscrite est la date de la visite (appel) et de la facturation, si la colonne Montant à facturer est complétée.

Une date de visite peut avoir été mise au statut Générée si elle a été suspendue durant une période par la suspension du contrat. Elle ne pourra donc pas être facturée ou être générée suite à la réactivation du contrat.

Type de visite

Indique à maestro* le type de visite à effectuer lors de la génération des appels. Maestro* crée un appel pour le technicien.

Si aucun type de visite n’est entré, cela indique à maestro* de facturer le montant seulement. Dans ce cas, les champs Date et Montant à facturer doivent être complétés.

Desc. Type Visite

Description du type de visite sélectionné dans la colonne Type de visite.

Calcul de la date requise

Affiche, en fonction du type de visite sélectionné, de quelle façon la date requise des travaux sera appliquée.

Le calcul de la date requise permettra aux répartiteurs de savoir si la date de visite est fixe, approximative ou limite.

Une date fixe représente une date à laquelle la maintenance doit être effectuée et il est impossible de la déplacer.

Une date approximative est une date à laquelle on aimerait effectuer la maintenance, mais le répartiteur peut décider de devancer ou de retarder la visite.

Une date limite est une date à laquelle la visite du technicien doit s’effectuer au plus tard. Dans certains cas, le répartiteur peut décider de devancer la visite, sans impact sur la maintenance.

Durée

Durée prévue de la maintenance.

NOTE : En complétant ce champ, il est possible d’évaluer le nombre d’heures de main-d’œuvre nécessaires pour les contrats de maintenance avec l’impression du rapport Projection de main-d’œuvre.

Pour une visite, même si l’appel de service a été généré, il est permis de modifier la valeur de cette colonne.

Montant à facturer

Indique à maestro* de créer une facture automatiquement, lors de la génération des appels, sans que le technicien ait effectué les travaux.

NOTE : Maestro* crée une facture en attente dans l’option Facturation avec le type de transaction 7-Facturation.

Pour une visite, même si l’appel de service a été généré, il est permis de modifier la valeur de cette colonne.

Description travaux

Description des travaux à effectuer pour cette visite.

NOTES : Le contenu de ce champ peut être imprimé sur le formulaire de bon de travail de maintenance si ce dernier est configuré comme tel.

Pour inscrire une note, il est nécessaire de double-cliquer dans le champ pour faire apparaître la fenêtre de texte. Les notes inscrites sont conservées jusqu’à ce qu’elles soient effacées par un utilisateur.

Détails techniques

Notes qui serviront au technicien lors de sa visite.

NOTES : Le contenu de ce champ peut être imprimé sur le formulaire de bon de travail de maintenance si ce dernier est configuré comme tel.

Pour inscrire une note, il est nécessaire de double-cliquer dans le champ pour faire apparaître la fenêtre de texte. Les notes inscrites sont conservées jusqu’à ce qu’elles soient effacées par un utilisateur.

Budget Matériel

Budget monétaire pour les frais liés au matériel pour cette visite.

NOTE : Il est possible de vérifier dans la Consultation des contrats de service les coûts réels versus le budget planifié.

Budget Salaire

Budget monétaire pour les salaires des employés de service concernés par cette visite.

NOTE : Il est possible de vérifier dans la Consultation des contrats de service les coûts réels versus le budget planifié.

Mnt Forfaitaire

Montant forfaitaire pour la visite.

NOTE : Si un montant est inscrit dans ce champ, maestro* ne crée pas de facture automatiquement. Par contre, lors de la Génération des appels, maestro* enregistre dans l’appel le montant forfaitaire inscrit ici. Une fois le processus des appels complété (affectation d’appel, retour d’appel, préparation et facturation), il est possible de facturer ce montant.

Pour une visite, même si l’appel de service a été généré, il est permis de modifier la valeur de cette colonne.

Matériel spécial

Permet de préciser que pour une visite en particulier, le matériel utilisé est différent du matériel inscrit dans la Gestion des équipements.

NOTES : L’icône ... permet d’apporter des modifications au matériel d’une visite.

Il est nécessaire de cliquer sur l’icône du cadenas fermé (Verrouiller) pour effectuer des changements. Cette icône change pour un cadenas ouvert et il est alors possible de modifier le matériel à droite de l’écran pour chacun des équipements de la visite. Lorsque les modifications ont été apportées, il suffit d’appuyer sur l’icône de la disquette pour enregistrer le tout. L’icône Ramener les valeurs par défaut permet de revenir au matériel par défaut.

Il est possible de modifier le matériel spécial pour un appel Fermé, mais il n'est pas possible de modifier le matériel spécial pour une répartition en cours; un message à cet effet s'affichera si un utilisateur essaie de modifier un appel avec une répartition en cours.

Formulaire

Modèle de bon travail utilisé pour cette visite.

NOTE : Si le champ est à Défaut, maestro* utilise le modèle entré dans le contrat. Si le formulaire du contrat est aussi à Défaut, maestro* utilise le modèle indiqué dans les Configurations diverses.

Compétence

Permet de déterminer la compétence requise du technicien pour effectuer la visite.

NOTES : Cette colonne est visible à la condition que l’utilisateur ait accès à la section Compétences définie sous l’onglet Restriction des accès (section Appels de service) de l’option Gestion de la sécurité.

Si une compétence est liée à une activité, elle sera automatiquement proposée par défaut. Sinon, elle peut être entrée manuellement.

Si l’onglet Compétences a été complété préalablement, le technicien s’affichera par défaut en fonction de la compétence sélectionnée.

Technicien

Permet d’identifier le technicien à assigner à la visite.

Ce technicien sera identifié dans l’appel. Le répartiteur pourra ainsi valider le technicien lors de la répartition des appels ou de l’affectation des appels. Si ce champ est vide, le technicien affiché dans l’appel sera celui du contrat.

NOTES : Le technicien peut s’afficher par défaut, si ce dernier a été préalablement identifié dans l’onglet Compétences.

Si un technicien est entré manuellement, maestro* s’assure que le technicien a cette compétence d’identifié dans la Gestion des employés, sous l’une des icônes ci-dessous :

Dossier des ressources, si le module Ressources humaines est installé; OU

Gestion des compétences.

Appel généré

Affiche le numéro d’appel créé à partir de la Génération des appels.

Réquisition générée

Affiche le numéro de réquisition généré pour chaque appel, s'il y a lieu.

NOTE : voir le paramètre Création des réquisitions pour le matériel requis, dans les Configurations diverses des Appels de service, section Généralités.

Appel entré

Affiche le numéro d’appel créé manuellement à partir de l’option Appels.

NOTES : Pour que le lien soit établi entre la visite et un appel entré, le Type d’appel doit être Maintenance et la date des travaux doit être la même que la date de la visite.

Si plusieurs appels ont été entrés manuellement et correspondent aux critères de la note précédente, maestro* affiche uniquement le dernier appel sauvegardé.

Note

Maestro* affiche une note lorsqu’une visite n’a pas pu être générée à la suite d’une réactivation de contrat. Ce cas se présente lorsque des visites étaient prévues entre le moment où le contrat a été suspendu et celui où il a été réactivé.

NOTE : Il est possible de modifier le montant des visites non générées afin de balancer le montant du contrat avec les visites.

Annuler d'une visite

Il est possible d’annuler un appel de maintenance généré, à l’aide de l’icône Supprimer l’appel généré de la visite courante.

Pour annuler un appel de maintenance généré, les conditions suivantes doivent être respectées :

L’appel doit être à l’état Entré.

Dans les Configurations diverses, onglet Répartition des appels du module Appels de service, le champ Aucune affectation d’appel ne doit pas être coché. Sinon, l’état des appels générés sera Accompli plutôt qu’Entré.

L’appel généré ne doit pas avoir de montant à facturer.

Aucune transaction (affectation d’appel ou répartition des appels, retour d’appel, préparation, facturation ou facturation regroupée) ne doit être liée au numéro d’appel.

Si les conditions énumérées ci-dessus sont respectées, en se positionnant sur la ligne de la visite, l’icône Supprimer l’appel généré de la visite courante sera disponible. En cliquant sur l’icône, maestro* supprime l’appel généré et remet la visite disponible pour y effectuer des changements.

Renouvellement de contrat

À la suite d’un renouvellement de contrat, toutes les valeurs des lignes du tableau sont modifiables, incluant celles liées à des appels générés avant le renouvellement dudit contrat.

Les budgets demeurent non modifiables pour les contrats non renouvelés si des appels ont été générés en lien avec la visite source et si ces appels apparaissent dans les colonnes Appel généré ou Appel entré.

Champ	Description
Date	Calendrier des dates prévues pour effectuer les visites pour le contrat. NOTES : La date inscrite est la date de la visite (appel) et de la facturation, si la colonne Montant à facturer est complétée. Une date de visite peut avoir été mise au statut Générée si elle a été suspendue durant une période par la suspension du contrat. Elle ne pourra donc pas être facturée ou être générée suite à la réactivation du contrat.
Type de visite	Indique à maestro* le type de visite à effectuer lors de la génération des appels. Maestro* crée un appel pour le technicien. Si aucun type de visite n’est entré, cela indique à maestro* de facturer le montant seulement. Dans ce cas, les champs Date et Montant à facturer doivent être complétés.
Desc. Type Visite	Description du type de visite sélectionné dans la colonne Type de visite.
Calcul de la date requise	Affiche, en fonction du type de visite sélectionné, de quelle façon la date requise des travaux sera appliquée. Le calcul de la date requise permettra aux répartiteurs de savoir si la date de visite est fixe, approximative ou limite. Une date fixe représente une date à laquelle la maintenance doit être effectuée et il est impossible de la déplacer. Une date approximative est une date à laquelle on aimerait effectuer la maintenance, mais le répartiteur peut décider de devancer ou de retarder la visite. Une date limite est une date à laquelle la visite du technicien doit s’effectuer au plus tard. Dans certains cas, le répartiteur peut décider de devancer la visite, sans impact sur la maintenance.
Durée	Durée prévue de la maintenance. NOTE : En complétant ce champ, il est possible d’évaluer le nombre d’heures de main-d’œuvre nécessaires pour les contrats de maintenance avec l’impression du rapport Projection de main-d’œuvre. Pour une visite, même si l’appel de service a été généré, il est permis de modifier la valeur de cette colonne.
Montant à facturer	Indique à maestro* de créer une facture automatiquement, lors de la génération des appels, sans que le technicien ait effectué les travaux. NOTE : Maestro* crée une facture en attente dans l’option Facturation avec le type de transaction 7-Facturation. Pour une visite, même si l’appel de service a été généré, il est permis de modifier la valeur de cette colonne.
Description travaux	Description des travaux à effectuer pour cette visite. NOTES : Le contenu de ce champ peut être imprimé sur le formulaire de bon de travail de maintenance si ce dernier est configuré comme tel. Pour inscrire une note, il est nécessaire de double-cliquer dans le champ pour faire apparaître la fenêtre de texte. Les notes inscrites sont conservées jusqu’à ce qu’elles soient effacées par un utilisateur.
Détails techniques	Notes qui serviront au technicien lors de sa visite. NOTES : Le contenu de ce champ peut être imprimé sur le formulaire de bon de travail de maintenance si ce dernier est configuré comme tel. Pour inscrire une note, il est nécessaire de double-cliquer dans le champ pour faire apparaître la fenêtre de texte. Les notes inscrites sont conservées jusqu’à ce qu’elles soient effacées par un utilisateur.
Budget Matériel	Budget monétaire pour les frais liés au matériel pour cette visite. NOTE : Il est possible de vérifier dans la Consultation des contrats de service les coûts réels versus le budget planifié.
Budget Salaire	Budget monétaire pour les salaires des employés de service concernés par cette visite. NOTE : Il est possible de vérifier dans la Consultation des contrats de service les coûts réels versus le budget planifié.
Mnt Forfaitaire	Montant forfaitaire pour la visite. NOTE : Si un montant est inscrit dans ce champ, maestro* ne crée pas de facture automatiquement. Par contre, lors de la Génération des appels, maestro* enregistre dans l’appel le montant forfaitaire inscrit ici. Une fois le processus des appels complété (affectation d’appel, retour d’appel, préparation et facturation), il est possible de facturer ce montant. Pour une visite, même si l’appel de service a été généré, il est permis de modifier la valeur de cette colonne.
Matériel spécial	Permet de préciser que pour une visite en particulier, le matériel utilisé est différent du matériel inscrit dans la Gestion des équipements. NOTES : L’icône ... permet d’apporter des modifications au matériel d’une visite. Il est nécessaire de cliquer sur l’icône du cadenas fermé (Verrouiller) pour effectuer des changements. Cette icône change pour un cadenas ouvert et il est alors possible de modifier le matériel à droite de l’écran pour chacun des équipements de la visite. Lorsque les modifications ont été apportées, il suffit d’appuyer sur l’icône de la disquette pour enregistrer le tout. L’icône Ramener les valeurs par défaut permet de revenir au matériel par défaut. Il est possible de modifier le matériel spécial pour un appel Fermé, mais il n'est pas possible de modifier le matériel spécial pour une répartition en cours; un message à cet effet s'affichera si un utilisateur essaie de modifier un appel avec une répartition en cours.
Formulaire	Modèle de bon travail utilisé pour cette visite. NOTE : Si le champ est à Défaut, maestro* utilise le modèle entré dans le contrat. Si le formulaire du contrat est aussi à Défaut, maestro* utilise le modèle indiqué dans les Configurations diverses.
Compétence	Permet de déterminer la compétence requise du technicien pour effectuer la visite. NOTES : Cette colonne est visible à la condition que l’utilisateur ait accès à la section Compétences définie sous l’onglet Restriction des accès (section Appels de service) de l’option Gestion de la sécurité. Si une compétence est liée à une activité, elle sera automatiquement proposée par défaut. Sinon, elle peut être entrée manuellement. Si l’onglet Compétences a été complété préalablement, le technicien s’affichera par défaut en fonction de la compétence sélectionnée.
Technicien	Permet d’identifier le technicien à assigner à la visite. Ce technicien sera identifié dans l’appel. Le répartiteur pourra ainsi valider le technicien lors de la répartition des appels ou de l’affectation des appels. Si ce champ est vide, le technicien affiché dans l’appel sera celui du contrat. NOTES : Le technicien peut s’afficher par défaut, si ce dernier a été préalablement identifié dans l’onglet Compétences. Si un technicien est entré manuellement, maestro* s’assure que le technicien a cette compétence d’identifié dans la Gestion des employés, sous l’une des icônes ci-dessous : Dossier des ressources, si le module Ressources humaines est installé; OU Gestion des compétences.
Appel généré	Affiche le numéro d’appel créé à partir de la Génération des appels.
Réquisition générée	Affiche le numéro de réquisition généré pour chaque appel, s'il y a lieu. NOTE : voir le paramètre Création des réquisitions pour le matériel requis, dans les Configurations diverses des Appels de service, section Généralités.
Appel entré	Affiche le numéro d’appel créé manuellement à partir de l’option Appels. NOTES : Pour que le lien soit établi entre la visite et un appel entré, le Type d’appel doit être Maintenance et la date des travaux doit être la même que la date de la visite. Si plusieurs appels ont été entrés manuellement et correspondent aux critères de la note précédente, maestro* affiche uniquement le dernier appel sauvegardé.
Note	Maestro* affiche une note lorsqu’une visite n’a pas pu être générée à la suite d’une réactivation de contrat. Ce cas se présente lorsque des visites étaient prévues entre le moment où le contrat a été suspendu et celui où il a été réactivé. NOTE : Il est possible de modifier le montant des visites non générées afin de balancer le montant du contrat avec les visites.

Entrer les informations requises dans l'onglet Autres :

Champ

Description

Section Mobilité

Expédier le formulaire multi-visites

Permet d'expédier le formulaire multi-visites à la fin de l'appel de service lié au contrat.

NOTE : Lors de la création d'un nouveau contrat, cette case sera automatiquement cochée si la configuration du même nom est cochée dans les configurations des appels de service (section Généralités, sous-section Mobile).

Section Soumissions en service

Formulaire client

Permet de sélectionner le formulaire client utilisé par défaut pour les soumissions en service.

Mode de facturation des appels générés

Valeurs disponibles :

Selon la configuration générale

Si cette valeur est sélectionnée, le système se référera à la valeur du champ Mode de facturation des appels des Configurations diverses des appels de service.

Forfaitaire

Le total de la soumission sera enregistré dans le champ Montant forfaitaire de l’appel généré.

Temps et matériel

Dans cette situation, le système n’enregistrera pas le montant total dans l’appel généré. Toutefois, si la soumission est à Forfaitaire, même si la configuration est Temps et matériel, montant total de la soumission sera enregistré dans le champ Montant forfaitaire de l’appel.

Entrer les informations requises dans l’onglet Revenus perçus d’avance :

L’icône Nouvelle facture de revenus perçus d’avance est utilisée pour renouveler le contrat en avance même si le perçu d’avance de l’année précédente n’est pas terminé.

L’icône Supprimer cette facture de revenus perçus d’avance permet de supprimer une facture de perçu d’avance pour laquelle il n’y a eu aucun transfert.

Champ

Description

Code

Code attribué automatiquement lors de la sauvegarde afin d’identifier la transaction de revenu de perçu d’avance.

Date début

Permet d’indiquer à maestro* à partir de quelle date celui-ci doit commencer à distribuer les revenus perçus d’avance.

NOTE : Par défaut, la date inscrite correspond à la date de la première visite du contrat.

Description

Description identifiant le perçu d’avance.

Catégorie

Catégorie de revenu issue de la Gestion catégories perçues/payées d’av.

No facture

Numéro de facture rattaché à la transaction.

NOTE : Ce numéro est entré par l’utilisateur et est à titre d’information seulement. Il peut être entré à partir des options Gestion des contrats ou Factures perçues/payées d’avance.

Nb. paiements

Nombre de paiements à effectuer.

NOTE : Le nombre de paiements est établi en fonction de l’information entrée dans l’icône Configuration.

Fréquence

Affiche par défaut la fréquence utilisée pour le transfert des perçus d’avance.

NOTE : Il est possible de la modifier.

Calcul

Permet de sélectionner de quelle façon le calcul est effectué.

Les choix sont : Montant, Quantité et Taux.

Qté totale

Affiche la quantité totale si le champ Calcul est à Quantité.

Montant

Montant total du contrat.

Solde

Solde des perçus d’avance à transférer.

Section Imputation :

Champ

Description

Imputation

Projet affecté lors du transfert des perçus d’avance.

Revenu / Dépense

Valeurs disponibles :

Projet

Projet utilisé pour comptabiliser le revenu lors du transfert des perçus d’avance.

NOTE : Ce projet est identifié dans l’onglet Description du contrat.

Activité

Activité utilisée pour comptabiliser le revenu lors du transfert des perçus d’avance.

NOTE : Ce projet est identifié dans l’onglet Description du contrat.

Groupe

Groupe utilisé pour comptabiliser le revenu lors du transfert des perçus d’avance.

Répartition calculée

Permet d’identifier le projet, l’activité et le groupe qui seront affectés lors de la facturation des contrats différés, tant que le transfert des perçus d’avance n’est pas effectué. Valeurs disponibles :

Projet

Affiche par défaut le projet configuré dans l’icône Configuration, onglet Revenus perçus d’avance.

Activité

Affiche par défaut l’activité configurée dans l’icône Configuration, onglet Revenus perçus d’avance.

Groupe

Affiche par défaut le groupe configuré dans l’icône Configuration, onglet Revenus perçus d’avance.

Section Répartition :

Pour effectuer la répartition, il suffit de cliquer sur l’icône Préparer la répartition et le tableau de la répartition se complète automatiquement.

Champ

Description

Date

Dates auxquelles la répartition des perçus d'avance s’effectue en fonction de la configuration; soit aux dates des visites ou selon 12 versements.

Actif

Détermine que la répartition sera effectuée à la date prévue, si la case est cochée.

Quantité

Quantité à répartir, si le mode de calcul est à Quantité.

Montant

Montant à distribuer par date.

Taux

Taux à distribuer, si le mode de calcul est à Taux.

Montant à facturer

Montant à facturer inscrit dans l’onglet Visites.

Réel

Montant réel des perçus d’avance transféré.

No trans. transférée

Numéro de transaction du transfert entre projets lorsque le transfert à la comptabilité a été effectué.

Cpt projet

Numéro de transaction généré par le transfert des perçus d’avance en une transaction de transfert entre projets.

Date transfert

Date du transfert du perçu d’avance.

Champ	Description
Code	Code attribué automatiquement lors de la sauvegarde afin d’identifier la transaction de revenu de perçu d’avance.
Date début	Permet d’indiquer à maestro* à partir de quelle date celui-ci doit commencer à distribuer les revenus perçus d’avance. NOTE : Par défaut, la date inscrite correspond à la date de la première visite du contrat.
Description	Description identifiant le perçu d’avance.
Catégorie	Catégorie de revenu issue de la Gestion catégories perçues/payées d’av.
No facture	Numéro de facture rattaché à la transaction. NOTE : Ce numéro est entré par l’utilisateur et est à titre d’information seulement. Il peut être entré à partir des options Gestion des contrats ou Factures perçues/payées d’avance.
Nb. paiements	Nombre de paiements à effectuer. NOTE : Le nombre de paiements est établi en fonction de l’information entrée dans l’icône Configuration.
Fréquence	Affiche par défaut la fréquence utilisée pour le transfert des perçus d’avance. NOTE : Il est possible de la modifier.
Calcul	Permet de sélectionner de quelle façon le calcul est effectué. Les choix sont : Montant, Quantité et Taux.
Qté totale	Affiche la quantité totale si le champ Calcul est à Quantité.
Montant	Montant total du contrat.
Solde	Solde des perçus d’avance à transférer.

Champ	Description
Date	Dates auxquelles la répartition des perçus d'avance s’effectue en fonction de la configuration; soit aux dates des visites ou selon 12 versements.
Actif	Détermine que la répartition sera effectuée à la date prévue, si la case est cochée.
Quantité	Quantité à répartir, si le mode de calcul est à Quantité.
Montant	Montant à distribuer par date.
Taux	Taux à distribuer, si le mode de calcul est à Taux.
Montant à facturer	Montant à facturer inscrit dans l’onglet Visites.
Réel	Montant réel des perçus d’avance transféré.
No trans. transférée	Numéro de transaction du transfert entre projets lorsque le transfert à la comptabilité a été effectué.
Cpt projet	Numéro de transaction généré par le transfert des perçus d’avance en une transaction de transfert entre projets.
Date transfert	Date du transfert du perçu d’avance.

Entrer les informations requises dans l’onglet Item à facturer:

Cette section permet d’enregistrer des frais qui n’ont pas de coûtant et pour lesquels des montants fixes dans le contrat doivent être facturés.

Champ

Description

Code

Permet de sélectionner un item issu de la Gestion du catalogue (inventaire) ou de la Gestion du matériel.

Description

Description du code d’item sélectionné dans la colonne Code.

Quantité

Quantité à facturer pour l’item.

P.U.

Prix unitaire vendant pour l’item à facturer.

Taxe 1 & Taxe 2

Codes de taxes applicables.

NOTES : Si une formule d’utilisation des codes de taxes a été configurée via l’option Gestion d’utilisation des codes de taxes pour le type de transaction Facturation appel de service, les colonnes de taxes ne seront pas visibles puisque les taxes seront déterminées en fonction de paramètres qui seront connus au moment de la facturation.

Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.

Montant à facturer

Montant à facturer.

NOTE : Le montant s’affiche par défaut si les colonnes Quantité et P.U. ont été complétées. Sinon, il est possible d’entrer manuellement un montant à facturer.

Type revenu

Permet de sélectionner le type de revenu à affecter pour cet item.

Applicable aux appels

Permet de spécifier le(s) type(s) d’appel pour le(s)quel(s) les items à facturer s’appliquent. Les options du menu déroulant sont :

Tous

Service

Installation

Maintenance

Applicable aux appels forfaitaires

Permet d'indiquer qu'un item à facturer s'applique aux appels forfaitaires. Lorsqu'un code de produit est ajouté ou modifié sur une ligne de la grille, la case est cochée par défaut.

Champ	Description
Code	Permet de sélectionner un item issu de la Gestion du catalogue (inventaire) ou de la Gestion du matériel.
Description	Description du code d’item sélectionné dans la colonne Code.
Quantité	Quantité à facturer pour l’item.
P.U.	Prix unitaire vendant pour l’item à facturer.
Taxe 1 & Taxe 2	Codes de taxes applicables. NOTES : Si une formule d’utilisation des codes de taxes a été configurée via l’option Gestion d’utilisation des codes de taxes pour le type de transaction Facturation appel de service, les colonnes de taxes ne seront pas visibles puisque les taxes seront déterminées en fonction de paramètres qui seront connus au moment de la facturation. Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Montant à facturer	Montant à facturer. NOTE : Le montant s’affiche par défaut si les colonnes Quantité et P.U. ont été complétées. Sinon, il est possible d’entrer manuellement un montant à facturer.
Type revenu	Permet de sélectionner le type de revenu à affecter pour cet item.
Applicable aux appels	Permet de spécifier le(s) type(s) d’appel pour le(s)quel(s) les items à facturer s’appliquent. Les options du menu déroulant sont : Tous Service Installation Maintenance
Applicable aux appels forfaitaires	Permet d'indiquer qu'un item à facturer s'applique aux appels forfaitaires. Lorsqu'un code de produit est ajouté ou modifié sur une ligne de la grille, la case est cochée par défaut.

Entrer les informations requises dans l’onglet Notes : La note entrée dans cette section s’affiche automatiquement lors de la sélection du contrat de service dans les fenêtres suivantes : Appels, Retour d’appels et Consultation des contrats de service, si cette fonctionnalité a été configurée dans les Préférences.
Entrer les informations requises dans l’onglet Compétences : Par défaut, cet onglet affiche toutes les compétences entrées à partir de l’option Gestion des compétences. Il permet d’entrer, pour chacun des contrats, des techniciens par défaut pour chacune des compétences. Ainsi, lors de l’entrée d’appel, si une compétence est requise pour effectuer les travaux, maestro* proposera par défaut le technicien ayant cette compétence en fonction du contrat.
Entrer les informations requises dans l’onglet Certifications : Cet onglet permet d’entrer, à titre d’information, les certifications requises pour le contrat. Les certifications sont issues de l’option Gestion des certifications disponible dans le menu Achat et approvisionnement, sous la section Maintenance.
En indiquant une certification pour le contrat, maestro* valide, lors de la répartition des appels, que le technicien a la certification requise pour effectuer les travaux.
L'onglet Modifications affiche l'historique de toutes les modifications apportées à un contrat. On peut donc connaître le champ qui a fait l'objet d'une modification, sa valeur originale, la nouvelle valeur, l'utilisateur qui a apporté la modification et la date et heure de modification.
Cliquer sur Enregistrer.

Pour renouveler un contrat, veuillez consulter la rubrique Renouveler un contrat de service.

Voir aussi

Configurations diverses
Affectation des appels
Gestion des équipements
Consultation des contrats de service
Gestion catégories perçues/payées d’av.
Gestion du catalogue
Gestion du matériel
Suspendre des contrats
Réactiver des contrats
Progression de la géolocalisation
Comment faire Lecture des codes de taxes de maestro*
Comment faire Renouveler un contrat de service
Comment faire Création de contrats de service

ANNEXE

Mode de facturation "Tableau d’escompte par client"

Ce mode de facturation permet à un utilisateur d’utiliser une liste de prix entrée dans le Tableau d’escompte par client. Ce dernier est utilisé dans les modules de soumissions et de la régie contrôlée pour déterminer des prix vendants applicables aux matériaux, à la main d’œuvre, aux primes et aux équipements. Ces montants vendants seront appliqués lors de la Préparation de la facturation.

Chaque transaction liée à l’appel de service devra être représentée à l’aide d’un code de produit dans la Gestion du catalogue en fonction des variables utilisées dans la section Configuration des codes de produit de facturation de la Gestion des contrats.

Si le mode de facturation est Tableau d’escompte par client et qu’aucune configuration n’est présente dans la Gestion des contrats, maestro* utilise la configuration des codes de produit déterminée dans les Configurations diverses du module Appels de service.

Avant d’utiliser cette fonctionnalité, nous vous recommandons de prendre rendez-vous avec l’équipe des services professionnels afin d’obtenir la formation nécessaire pour l’utiliser et en comprendre tous les aspects.

Section "Configuration des codes de produit de facturation"

Cette section est visible uniquement avec le mode de facturation Tableau d’escompte par client. Elle permet de déterminer les formules à utiliser pour générer des codes d’items de catalogue qui seront utilisés pour facturer les transactions de dépense imputées à un appel. Ces codes sont générés à partir des données présentes sur les transactions. Ces formules peuvent inclure différentes variables selon le type de dépense à facturer. Par exemple, NOCAT-NOMETIER serait utilisé pour construire un code d’item composé de la catégorie d’emploi et du métier de l’employé pour les transactions de type Salaire.

Dans les formules, il est possible :

De combiner plusieurs variables en utilisant le tiret comme séparateur entre les variables;
D’entrer des constantes (préfixes et/ou suffixes). Par exemple, la formule représentant la main-d’œuvre pourrait être A-NOCAT ayant comme résultat dans la Gestion du catalogue, un code de produit A-220 pour catégorie d’emploi 220;
D’inscrire N/A pour ne jamais facturer un type de dépense. Cette dépense sera ignorée lors du traitement de la préparation.

Salaire et prime

Champ	Description
Salaire	Formule utilisée pour la construction du code de salaire servant à la refacturation des coûts liés aux salaires.
Prime	Formule utilisée pour la construction du code de prime servant à la refacturation des coûts liés aux primes.

Variable	Détail
CODEACTIV	Activité de dépense définie dans la Gestion des contrats. Si cette activité est vide, maestro* utilise celle de l’appel.
DESCACTIV	Description de l’activité de dépense définie dans la Gestion des contrats. Si cette activité est vide, maestro* utilise celle de l’appel.
CODEACTIVAS	Activité de dépense saisie dans les options Retour des appels ou Répartition des heures. NOTE : Cette activité est issue de la Gestion des activités du module des Appels de service et non de la Gestion des projets.
DESCACTIVAS	Description de l’activité de la dépense saisie dans les options Retour des appels ou Répartition des heures. NOTE : Cette activité est issue de la Gestion des activités du module des Appels de service et non de la Gestion des projets.
GROUPE	Groupe de dépense lié aux heures ou à une prime saisi dans les options Retour des appels ou Répartition des heures.
NOEMP	Numéro de l’employé.
NOCAT	Catégorie d’emploi de l’employé associé à la fiche d’employé du module Gestion du temps. NOTE : Maestro* utilise la catégorie d’emploi de l’employé présente au moment de la facturation et non celle présente au moment de l’entrée de la transaction.
NOCATAS	Catégorie d’emploi d’appel de service de l’employé associé à la Gestion des employés dans le module Appels de service. NOTE : Maestro* utilise la catégorie d’emploi de l’employé présente au moment de la facturation et non celle présente au moment de l’entrée de la transaction.
NOTYPE	Type d’emploi. NOTE : Maestro* utilise le type d’emploi de l’employé présent au moment de la facturation et non celui présent au moment de l’entrée de la transaction.
NOMETIER	Métier de l’employé.
TAUX	Lettre correspondant au taux. A pour le taux régulier. B pour le taux à temps et demi. C pour le taux à temps double. P pour le taux de la prime.
CODEPRIME	Code de la prime.
SECTEUR	Secteur CCQ associé au projet identifié dans la Gestion des contrats. Si ce projet est vide, maestro* utilise le secteur CCQ associé au projet de l’appel.
ANNEXE	Annexe CCQ associée au projet identifié dans la Gestion des contrats. Si ce projet est vide, maestro* utilise l’annexe CCQ associée au projet de l’appel.
ANAPP	Année d’apprentissage de l’employé en fonction du métier.
REGION	Région associée au projet identifié dans la Gestion des contrats. Si ce projet est vide, maestro* utilise la région associée au projet de l’appel.
QUART	Quart de travail spécifié lors du Retour des appels ou de la Répartition des heures.

Matériel

Champ	Description
Matériel	Formule utilisée pour la construction du code de matériel servant à la refacturation des coûts liés aux matériaux.

Variable	Détail
CODEACTIV	Activité de dépense définie dans la Gestion des contrats. Si cette activité est vide, maestro* utilise celle de l’appel.
DESCACTIV	Description de l’activité de dépense définie dans la Gestion des contrats. Si cette activité est vide, maestro* utilise celle de l’appel.
GROUPE	Groupe de dépense lié au matériel saisi dans les options Retour des appels ou Répartition des heures.
CODEPROD	Code de matériaux saisi dans les options Retour des appels ou Achat.

Équipement

Champ	Description
Équipement	Formule utilisée pour la construction du code d’équipement servant à la refacturation des coûts liés aux équipements.

Les variables ci-dessous s’appliquent aux heures de machineries entrées à partir de l’option Retour des appels seulement.

Variable	Détail
CODEACTIV	Activité de dépense définie dans la Gestion des contrats. Si cette activité est vide, maestro* utilise celle de l’appel.
DESCACTIV	Description de l’activité de dépense définie dans la Gestion des contrats. Si cette activité est vide, maestro* utilise celle de l’appel.
GROUPE	Groupe de dépense lié au matériel saisi dans le Retour des appels.
CODEMACH	Code de la machinerie.
TYPEEQUIPEMENT	Type de l’équipement.
TAUX	Lettre correspondant au taux M pour équipement.

Dupliquer un contrat

Cette fonctionnalité permet à un utilisateur de copier les informations d’un contrat vers un autre.

Sélectionner un contrat qui servira de source à l’écran.
Remplacer manuellement le numéro de contrat par le numéro voulu (si les numéros de contrat sont attribués manuellement) ou effacer le numéro de contrat (si la numérotation des contrats est effectuée par maestro*).
Cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder le nouveau contrat. Répondre par Oui à la question Voulez-vous vraiment créer le nouveau contrat XXXX en utilisant les valeurs du contrat YYYY ?.

Dans ce cas, toutes les valeurs des différents onglets sont copiées vers le nouveau contrat à l’exception des documents liés au contrat, entrés via l’icône Documents ou dans l’onglet équipements (Documents reliés à ce contrat) qui ne sont pas copiés vers le nouveau contrat.

Dernière modification : 20 septembre 2024